经验教训
经验教训总是贯穿整个项目的生命周期。
定义
定义：经验教训是一种信息，可促进本项目或其他项目的未来改进，并积极促进经验的学习。经验可能是正面的（如成功的测试或成果），也可能是负面的（如事故或失效）。
在项目期间记录经验教训对组织、项目团队以及其他现有和未来的项目都有益。经验教训是反映项目积极和消极经验的记录信息。可以通过以下情形吸取经验教训：
- 在项目后审查期间
- 在整个项目的任何会议期间（不必等到项目后审查才分享经验教训）
- 通过PRINCE2管理产品，如检查点报告或要点报告
- 通过执行回顾
- 出现问题时
- 在利益相关方一对一会议期间
- 使用会共享数据和信息的电子工作空间
对经验教训的分析应按以下顺序回答五个问题：
- 我们期待会发生什么？
- 实际发生了什么？
- 哪方面进展良好，为什么？
- 哪方面不起作用，为什么？
- 哪方面需要采用不同的做法，或者哪方面需要重复？
文件管理系统或团队协作系统是共享和报告通过经验教训所获知识的有用工具。
场景：经验教训分析示例
LouisShopping 项目在配电系统方面遇到了困难，因为他们与负责电力系统的团队共享的是过时的平面图。这导致返工花了一周时间，项目也因此推迟了。项目经理召集了相关的项目小组成员，调查错误的图纸是如何共享的，并了解需要进行哪些变更来防止问题再次发生。他们通过这种方式来确保问题不再发生。 项目经理还要求对项目其他部分已发布的所有平面图进行审计，以防使用了过时的信息。该团队还发现了另外三起图纸不正确的情况，并能够在造成任何其他推迟或返工之前纠正了图纸。该团队还一起审查了项目沟通矩阵，并协定项目记录今后仅由项目办公室成员维护和分发。这与产品登记单记录中的最新获批准记录一致。
管理产品：经验教训记录单
目的
经验教训记录单的目的是，提供一个资料库，用来记录适用于本项目或未来项目的经验教训。某些经验教训可能源于其他项目，应总结到经验教训记录单中，以便输入项目方法和计划。某些经验教训可能源于本项目，可以将新的经验（好的或坏的）应用到此项目中和/或转移给其他项目。
- 避免重复错误：识别并记录项目中出现的问题、风险与失误，形成“组织记忆”，防止不同项目团队反复踏入同一条河流。
- 复制最佳实践：固化并推广被验证有效的流程、方法与解决方案，将个人或团队的隐性知识转化为可共享的组织显性知识。
- 支持决策制定：为未来项目的规划、估算和风险应对提供基于历史数据的客观依据，减少依赖主观猜测，提升决策质量。
- 推动流程优化：揭示组织在流程、工具或文化上的系统性短板，为PMO或管理层改进组织级项目管理体系提供输入。
- 促进团队学习与成长：通过结构化反思，帮助团队成员提升专业能力，并培养一种开放、问责、持续改进的文化。
核心要素
- 结构化框架
按项目阶段分类（启动、规划、执行、监控、收尾）。
统一格式确保信息一致性，便于检索与分析。
- 具体情境描述
明确记录事件背景、涉及人员/部门、发生时间与项目阶段。
区分“正面经验”（成功实践）与“负面教训”（待改进问题）。
- 根本原因分析
使用“5Why分析法”或“鱼骨图”追溯问题根源，而非停留表面现象。
- 可量化影响评估
评估对进度、成本、质量、风险等的具体影响（如工期延误天数、成本超支比例）。
- 可执行建议
提出具体、可落地的改进措施，明确责任主体（如“建议PMO在规划阶段强制进行风险评估演练”）。
- 知识转化机制
明确如何将建议融入组织流程（如更新模板、制定检查清单、纳入培训内容）。
- 元数据与检索标签
设置关键词（如“风险管理”、“供应商沟通”）、项目类型、严重程度等，方便跨项目查询。
- 闭环追踪
记录建议的执行状态（待处理/已采纳/已融入流程），确保经验教训真正被应用。
概括性内容
经验教训标识符：经验教训的唯一参考
经验教训描述：经验教训摘要和相关细节，例如，影响（例如正面/负面财务影响）、已知原因/触发因素、是否有任何早期预警指标、以前是否被识别为风险（威胁或机会）、推荐
经验教训类型：例如，团队经验教训、项目经验教训、业务层经验教训
经验教训负责人：负责根据从经验教训中学到的经验采取行动的人（可能来自团队、项目或业务）
分级：优先级和严重性的评级
状态：经验教训的当前状态，例如，已记录、已审查、已根据经验教训采取的行动（按项目）、已根据经验教训采取的行动（按业务）
经验教训相关日期：例如，提出日期、上次审查日期、行动截止日期、解决日期
记录：与问题关联的文件列表及其位置
管理产品：经验教训报告
目的
经验教训报告的目的在于共享经验教训和触发行动，确保将经验教训根植于适当的组织工作方式中。经验教训报告可以在项目任何时候创建，没必要推迟到最后。它通常应该作为阶段竣工报告或项目竣工报告的一部分。针对特定组织（例如，用户、供应商或业务）形成若干经验教训报告是恰当的（也是必要的）。
概括性内容
内容概要：经验教训的概要
工作包、阶段或项目经验教训的描述：对哪些进展顺利、哪些进展不顺利的审查，以及对此项目或未来项目的推荐
具体经验教训的描述：影响（例如，积极/消极的财务影响）、原因/触发因素（如果已知/已证实）、是否有任何早期预警指标、以前是否被识别为风险（威胁或机会）、对该项目或未来项目的推荐。
使用
| 流程 | 行动 | 使用者 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 项目准备 | 审查 | 项目经理和项目总监 | 审查其他项目的既往经验教训报告，或许还可审查来自其他组织的此类报告 |
| 项目指导 | 审查、沟通 | 项目管理委员会 | |
| 项目启动 | |||
| 阶段控制 | |||
| 产品交付管理 | |||
| 阶段边界管理 | 创建 | 项目经理 | |
| 阶段边界管理 | 建议 | 项目保证 | |
| 项目收尾 | 创建 | 项目经理 | |
| 项目收尾 | 建议 | 项目保证 | 确认经验教训和后续行动已分配 |